დროის მენეჯმენტი და სამუშაოს ეფექტიანი გადანაწილება კარიერული წარმატების წინაპირობაა. თუმცა, ამ უნარების განვითარება ბევრი ადამიანისთვის მნიშვნელოვან სირთულეს წარმოადგენს. ერთი მხრივ, დროის მენეჯმენტთან დაკავშირებულ პრობლემებს ინდივიდის პროდუქტიულობასა და მენტალურ ჯანმრთელობაზე ცალსახა უარყოფით გავლენა აქვს. ამასთანავე, ის თანამშრომლები, რომლებსაც დროის ეფექტიანად მართვა უჭირთ, გამოწვევას წარმოადგენენ მენეჯერებისთვისაც.
ბოლო წუთს შესრულებული ან საერთოდ დავიწყებული დავალებები, შეხვედრებზე დაგვიანება, პასუხგაუცემელი შეტყობინებები, მუდმივი თავის მართლება დროულად შეუსრულებელი საქმეების გამო – ეს იმ სირთულეების არასრული ჩამონათვალია, რომელსაც ხელმძღვანელები დროის მენეჯმენტის პრობლემების მქონე თანამშრომლებთან მუშაობისას აწყდებიან. მსგავს სიტუაციაში მენეჯერის პირველი და ბუნებრივი რეაქცია საკუთარი გაღიზიანების გამოხატვა, თანამშრომლისთვის შენიშვნებისა და უარყოფითი შეფასების მიცემაა. დროის მენეჯმენტის ექსპერტის – ელიზაბეთ სონდერსის თქმით, ამგვარი მიდგომა კონტრპროდუქტიულია, რადგან თანამშრომელი „თავდაცვით რეჟიმზე“ გადადის და კრიტიკისადმი შეუვალი ხდება ან იმდენად ითრგუნება, რომ კიდევ უფრო უჭირს სამუშაოს შესრულება.
კომუნიკაციისა და ურთიერთობის ზოგიერთი ტექნიკა ხელმძღვანელებს საშუალებას აძლევს, დაეხმარონ თანამშრომლებს დროის ეფექტიან მართვაში:
- გააცნობიერეთ საკუთარი ემოციები
ჩვეულებრივ, ადამიანებს, რომლებსაც დროის მართვა უჭირთ, მომატებული სტრესი აწუხებთ. ამიტომ მათთვის უკუკავშირის მიცემისას მენეჯერმა უარყოფითი ემოციები, როგორც სტრესის დამატებითი გამომწვევები, მაქსიმალურად უნდა გაფილტრონ და შეფასებას ობიექტური ფორმა მისცენ. მენეჯერმა თანამშრომელთან კომუნიკაციაში თავისი ემოციების პირდაპირ გადატანის ნაცვლად, საკუთარი გრძნობების ანალიზს დრო უნდა დაუთმოს. გაერკვეს, რა არის მისი ბრაზის, გაღიზიანების, სტრესის მიზეზები და ამის შემდეგ ისაუბროს თანამშრომელთან პრობლემების შესახებ.
- რა როლს თამაშობს მენეჯერი?
ხშირად დროის მენეჯმენტის პრობლემები არა მხოლოდ ინდივიდუალური თვისებებით, არამედ სამუშაო გარემოს გავლენითაცაა გამოწვეული. ბოლო წუთს გაგზავნილ დავალებას, ბუნდოვან ინსტრუქციებს, გაურკვეველ პრიორიტეტებს, უკუკავშირის არარსებობასა და მსგავს სტრუქტურულ ხარვეზებს თანამშრომლების პროდუქტიულობაზე მხოლოდ უარყოფითი გავლენა აქვს. შესაბამისად, მენეჯერის მიერ ამ პრობლემების იდენტიფიცირება და საკუთარი როლის შეფასება თანამშრომლებისთვის დახმარებას აადვილებს.
- პრიორიტეტების გამოყოფა და მიზნობრივი კომუნიკაცია
ზოგჯერ თანამშრომლის მიერ დაგვიანებული დავალება კომპლექსური და მრავალმხრივია, თუმცა, მისი ყველა კომპონენტი თანაბრად მნიშვნელოვანი არ არის. ასეთ დროს მენეჯერმა კიდევ ერთხელ უნდა შეაფასოს საქმის მოცულობა და მისი ცალკეული ნაწილები. პროექტის შიგნით პრიორიტეტული კომპონენტების გამოყოფა მენეჯერებს დაეხმარება, ზუსტად დაინახონ, რა სჭირდებათ თანამშრომლისგან ყველაზე მეტად და შემდგომი კომუნიკაცია სწორედ ამ საჭიროებების გათვალისწინებით დაგეგმონ.
საკუთარ თავთან პრიორიტეტებზე შეთანხმების შემდეგ მენეჯერებმა დეტალურად უნდა განუმარტონ თანამშრომელს, რა, როდისთვის და რატომ სჭირდებათ მისგან. ასევე ეცადონ გაარკვიონ, რა სახის დახმარებას მოითხოვს მნიშვნელოვანი დავალების შესრულება მათგან. პრიორიტეტების იდენტიფიცირება და კონკრეტულ მიზანზე მორგებული კომუნიკაცია დროის მენეჯმენტისთვის აუცილებელი პირობაა.
- დაეხმარეთ, რომ დაიწყონ
დროის მენეჯმენტის პირველი კომპონენტი სამუშაოს დროულად დაწყებაა. თუ თანამშრომელს დავალების დროულად შესრულება უჭირს, შესაძლოა, ყველაზე ეფექტიანი საწყის ეტაპზე მენეჯერის დახმარება აღმოჩნდეს. ასეთ დროს მენეჯერის ჩართულობას სხვადასხვა ფორმა შეიძლება ჰქონდეს:
- კომპლექსური სამუშაოს პატარა დავალებებად დაშლა
- პრიორიტეტების ერთად იდენტიფიცირება
- პროექტის დაწყებისას მიმართულებაზე თანამშრომელთან ერთად ფიქრი
- შუალედური დედლაინებისა და ეტაპების დათქმა
- თანამშრომლის კოლეგებთან დაწყვილება
- შესრულებული სამუშაოსა და გეგმების შესახებ ყოველდღიური კომუნიკაცია
- ზოგიერთი დავალების შესრულებაზე ერთობლივი მუშაობა.
სამუშაო პროცესის ასეთი სტრუქტურა თანამშრომლებისთვის დროის მენეჯმენტს ამარტივებს.
- პოზიტიური უკუკავშირი
ზოგჯერ მენეჯერები თანამშრომლების მუშაობის პროცესში შექებას ერიდებიან, როცა კონკრეტული დავალება დასრულებული არ არის და ფიქრობენ, რომ ნაადრევმა შექებამ შესაძლოა, თანამშრომელი „გააზარმაცოს“. რეალურად, დროის მენეჯმენტის პრობლემებთან გამკლავებისას, ამგვარი მიდგომა ცალსახად არასწორია. თუ მენეჯერის მიზანია, რომ თანამშრომელს პროექტის დროულად დასრულებაში დაეხმაროს, აუცილებლად უნდა დააფასოს სწორი მიმართულებით გადადგმული ყველა ნაბიჯი და გაწერილი განრიგის შესაბამისად შესრულებული ყველა ეტაპი.
პოზიტიური უკუკავშირი ამაღლებს მოტივაციასა და თვითშეფასებას, ამცირებს სტრესს, რაც პროდუქტიულობის ზრდაზეც აისახება.
- „მესამე მხარის“ დახმარება
თუ მენეჯერი ხვდება, რომ სიტუაციისგან დისტანცირება და პრობლემაზე ცივი გონებით, სუბიექტური ემოციების გარეშე მუშაობა უჭირს, უნდა დაფიქრდეს სამუშაო პროცესში „მესამე მხარის“ შემოყვანაზე. ასეთ დროს საუკეთესო გადაწყვეტილება პროფესიონალის დახმარებაა: დროის მენეჯმენტის ტრენინგები ან პერსონალური ქოუჩინგი თანამშრომლის უნარების გაუმჯობესების ყველაზე ეფექტიანი საშუალებაა.
